Imagina que los datos de tu empresa son como los libros de una biblioteca, con cientos de ejemplares, cada uno con diferentes temas, autores y extensiones. En tu empresa, a diario, los procesos productivos generan datos de diferentes áreas y formatos, lo que los hace prácticamente únicos entre sí. Para que tu empresa pueda utilizar eficientemente esta información, es necesario tener una captura automatizada de datos, similar al ordenamiento y clasificación de libros en una biblioteca.

¿Cómo podemos lograr este proceso de manera eficiente? Primero hay que entender que tradicionalmente, la captura de datos se refería al proceso manual de extraer información estructurada y no estructurada de diversos tipos de documentos, ya sean físicos o electrónicos. Esta información se procesa para almacenarla de manera más organizada y poder acceder y utilizarla eficientemente.

Sin embargo, gracias a la tecnología, ahora es posible llevar a cabo este proceso de forma automatizada, aprovechando herramientas como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el reconocimiento inteligente de caracteres (ICR) y el procesamiento inteligente de documentos (IDP). Estas herramientas permiten una extracción y recopilación de datos mucho más rápida y eficiente.

Existen diferentes herramientas de captura automatizada de datos disponibles, y una de las más destacadas es la proporcionada por AWS. Específicamente, Amazon SageMaker Model Monitor es una herramienta que utiliza el Machine Learning para analizar automáticamente los datos capturados y comparar sus métricas con una línea base definida por el usuario.

Con una herramienta como esta, la captura de datos puede ofrecer varias ventajas para tu empresa, como una mayor agilidad en la gestión de la información, ahorro de tiempo y recursos, acceso centralizado a información constantemente actualizada en tiempo real, reducción de errores humanos y mayor autonomía para los colaboradores al enfocarse en tareas más productivas, y mejora en la seguridad de la información.

5 pasos de la captura automatizada de datos 

El proceso de captura automatizada de datos consta de cinco pasos esenciales para garantizar su eficacia en la toma de decisiones:

1. Ingreso de documentación: en esta etapa inicial, se recopila la mayor cantidad de documentos a través de canales como el correo electrónico o archivos escaneados.
2. Identificación y clasificación: los documentos se organizan según su tipología y contenido mediante el uso de programas especializados.
3. Reconocimiento y validación: mediante tecnologías de alta precisión, se identifican y aprueban los datos extraídos de los documentos.
4. Exportación de datos: finalmente, la información extraída se exporta a bases de datos para su posterior uso en la toma de decisiones.

Contar con una captura automatizada de datos no solo permite a las empresas gestionar de manera más eficiente toda la información que generan día a día, sino que también mejora la toma de decisiones, lo cual puede aumentar su competitividad en un entorno empresarial cada vez más digitalizado y orientado hacia los datos.