Muchas veces se necesita tener un archivo en formato digital, sin embargo, la manera tradicional de hacerlo toma mucho tiempo y, además, esta técnica no sirve para todos los documentos.
Cualquiera diría que con un escáner se soluciona el problema, sin embargo, esos aparatos solo son capaces de digitalizar algunos documentos. Entonces… ¿Qué pasa con los otros archivos? Actualmente, las soluciones de BPO ayudan a “escanear electrónicamente” todo tipo de documentos, archivos en PDF e incluso imágenes de cámara, para posteriormente usar la tecnología OCR para una lectura inteligente de documentos.
Este reconocimiento, denominado Optical Character Recognition, es un software que permite la identificación óptica de los caracteres contenidos en un documento. Lo que permite es poder digitalizar, a través del reconocimiento de caracteres, de manera comprensible todo aquello que contiene un documento o fotografía. De esta manera, este proceso simplifica la identificación del contenido de los archivos y así permite una lectura inteligente de documentos.
Específicamente, inspecciona el documento detalladamente y analiza la estructura del documento, y lo que hace para poder digitalizar la información, es buscar coincidencias de los caracteres con el programa donde se guarda como información categorizada. Esta tecnología tiene la particularidad de servir para todo tipo de archivos, por ejemplo, si se tiene un documento en papel (como un artículo de revista o folleto), un escáner no será suficiente para hacer que ese archivo sea editable en Microsoft Word. Sin embargo, a través de un escáner digital, se pueden extraer todos los detalles del documento, separándolos en palabras, frases e imágenes, lo que permitirá poder usar la información del archivo.
Como se ha mencionado anteriormente, la tecnología ha venido para acelerar y automatizar procedimientos, y esta no es la excepción. Es por eso que un OCR permitirá que el documento escaneado se vea exactamente igual al original, haciéndolo de manera rápida y ahorrando tiempo del equipo realizando estas funciones. En ese sentido se puede decir que, gracias al Machine Learning, las mejoras de las lecturas de documentos, son posibles.
