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¿Cómo mantener un correcto seguimiento de cobranza?

29 de Septiembre de 2021

Todas las compañías quieren estar al día con la cobranza, pagos y gastos de su empresa. Tener un correcto seguimiento de cobranza y mantener un historial limpio es fundamental para ser una organización ordenada, responsable y con credibilidad.

A veces no se cuenta con la cantidad de gente necesaria para ver estos temas, o simplemente no saben cómo llevar a cabo este tipo de procesos. De hecho, en ocasiones, ocurre que ni las propias empresas saben que tienen cuentas por cobrar desde hace años y, cuando llegan a ese punto, ya no saben cómo seguir adelante. 

Al respecto, la service manager de BST, Glady Alarcón, profundizó en la relevancia de tener una alianza con un partner de cobranza. 

¿De qué manera un sistema BPO es un aliado para mantener un correcto seguimiento de cobranza?

Es fundamental porque tienes toda la trazabilidad de la gestión. Te permite probar que estás cumpliendo con la normativa legal existente y vigente, además de ir revisando cuáles son los medios más efectivos. 

¿Cuáles son las principales características de estos sistemas?

Dentro de lo que nosotros usamos -y a lo que nos hemos aferrado- se encuentra principalmente a la trazabilidad. El sistema permite que sea una trazabilidad real, que no le puedas ingresar datos de manera manual, fuera de la gestión. Mantener esto es fundamental y, este tipo de sistemas, lo logra mediante un código que se va generando cuando quedan ingresados los datos, por lo que no se pueden alterar las cifras fuera.  

¿Cuál es la tasa de error que tienen con este sistema?

Este sistema no tiene errores. Una gestión que fue grabada no va a desaparecer, sin embargo, si la persona encargada ingresa mal o no completa una gestión, ahí podría ocurrir un problema, pero es un error humano no del sistema. 

¿Cómo puede influir en una empresa el uso de este servicio para el seguimiento de cobranza?

Influye de manera muy relevante. Hoy nuestros esfuerzos están puestos en tener claro quiénes son los clientes finales más demandantes. Nos preocupamos que los recursos que ellos tienen, ingresen lo antes posible a la compañía. Lo otro en que también influye es en el flujo, en la medida que vamos gestionando nos damos cuenta de procesos internos en la empresa. A nuestros clientes los asesoramos de manera integral, si detectamos errores en facturación o en el proceso, vamos generando la sugerencia para la mejora. 

Cuando un cliente les pide que manejen el tema de la cobranza, ¿de qué manera lo hacen?

Lo primero que hacemos es armar un buen diagnóstico. Lo principal es investigar las cuentas por cobrar, ver y evaluar cómo vienen con esa situación, y también vemos datos en internet. El levantamiento de información es muy relevante, nos preocupamos de recopilar todas las cifras para definir una estructura adecuada. Los clientes llegan a nosotros cuando tienen problemas en el retraso de los pagos o cuando, los esfuerzos por mejorar esos procesos, ya no han resultado.

Después de armar el diagnóstico, ¿sstedes entregan una solución específica para cada caso?

Tenemos varios hitos que hemos ido trabajando a lo largo del tiempo. Siempre partimos por lo que al cliente más le está doliendo en ese minuto, pero generalmente comenzamos con un piloto que vamos decidiendo junto al cliente.

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